おはようございます。

当メールマガジン【小規模社長簡単】

発行者の山本です。

 

このところ、気候の変化が激しく変わり、

また、地震も多く、不安なこともありますが、

 

いかがお過ごしでしょうか、

 

健康でさえあれば、

いくらでも、前進できますので、

 

くれぐれもお体には十分ご配慮ください。

 

さて今回は、

 

「分かり易いビジネス文書を書くための4つの原則」

についてお話します。

 

ビジネス文書を書くのに、

誰でも苦労していると思いますが、

 

専門用語や業界用語を多用してしまい、

分かりにくい、文章や、報告書、

 

電子メールを見させられて、

苦労したという事が誰でもあると思います。

 

しかし、他の人が書いた文章が

読みづらいことには、気づくけど、

 

自分が書いた文章に対しては、

改善した方が良い点があることに

 

気付かないことが多いと思います。

 

思い込みが強すぎるせいか、

自分の文章力は普通以上だと

思ってしまっています。

 

多くの人が並み以上の文章力が

あるとは、統計的にはあり得ない話何ですけどね。

 

最近のアンケート調査で、

自分の文章力を1から10の評価で

自己判断してもらったところ

 

殆どの人が7に近い評価を与えたそうです。

 

しかも、他人の文章に対する評価は、

それより低い5~4にしていました。

 

自分の文章力に自信過剰になっている人が

とても多いことに驚かされますね。

 

そこで、分かり易い文章を書くための4つを

ご紹介します。

 

1.簡潔に書く意識をする

 

メールにしても、報告書にしても

文章がながすぎて、

 

要点に到達するまで長くないか

考察する。

 

書いた文章のうち、1文か2文、

または8文を削ったとして、

 

読む側にとってそれが無い事に気付くかどうか、

 

と自問してみることです。

 

2.悪い癖を特定する

 

言おうとしていることを相手に伝わりにくくする、

専門用語や業界用語など、

 

受動態(「何らかの策が講じられなければならない!」など)、

曖昧な言葉を使うことを、

 

悪い慣習であることと認識すること。

 

3.仲間とタッグを組む

 

文章が長すぎる人もいれば、

思考を簡潔にまとめるのが苦手だという人もいます。

 

人それぞれ得手不得手がお互いに異なることが

多分にあると思います。

 

そこで、職場の仲間に見てもらって、

自分で気づかない問題点を見つけてもらう。

 

お互いに添削し合う事で、

相互に向上することが出来ると言う事です。

 

4.文章構成にシステムチェック機構を設置する

 

多くの添削を一気に受けると、

上手な書き手も判断が鈍くなってしまう事があります。

 

そこで、複数の人に評価してもらうようにする。

 

この場合は、しっかりと時間をとり、

段取りに気を配り、問題を訂正することで、

 

調和のとれた簡潔な文章を

書くことが出来るようになると言う事です。

 

如何でしたか、

 

ネットビジネスにおいても、

 

一人で、黙々とやっていても、

行き詰ってしまい、良い結果が得られない時もあります。

 

そんな時には、良い仲間がとても重要になります。

 

日ごろから、ビジネス仲間を大切にすることも

良い結果を出すために必要ですね。

 

今日も最後まで読んで頂きましてありがとうございました

 

また、次回もお役に立つ情報をお届けできればと思っています

 

お楽しみにしていてください

 

貴方の成功を心より願っています

 

不定期に朝7時配信。

 

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【やる気の起こる名言】
●努力は必ず報われる。

もし報われない努力があるのならば、

それはまだ努力と呼べない。

【王貞治】(一本足打法で通算868本の本塁打記録は未だ破られていない。)

 

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●夢なき者に理想なし、

理想なき者に計画なし、

計画なき者に実行なし、

実行なき者に成功なし。

故に、夢なき者に成功なし

【吉田松陰】(私塾「松下村塾」で、明治維新の重要な人物を育てた。)

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